Exact Globe

Aufbau einer XML-Datei

Mit dem XML-Modul können Sie XML-Dateien in Ihren Mandanten importieren. Sie können XML-Dateien aus einem anderen Mandanten importieren, es ist jedoch auch möglich, XML-Dateien aus anderen Softwarepaketen zu importieren. In diesem Fall ist es wichtig, dass die XML-Datei die Definition zum Importieren von XML-Dateien erfüllt. Außerdem müssen in der XML-Datei alle Daten vorhanden sein, die für einen korrekten Import in Exact Globe Next notwendig sind.

Beim Importieren von Daten in Exact Globe Next gilt die gleiche Logik wie beim manuellen Erfassen einer Buchung, Rechnung, oder Bestellung usw. Beispielsweise wird die Zahlungsmethode einer Ausgangsbuchung auf der Grundlage der verwendeten Zahlungsbedingung festgelegt. Dies gilt für die manuelle Eingabe einer Ausgangsbuchung, aber auch für den Import einer Ausgangsbuchung. Wenn in der Buchung keine Zahlungsbedingung angegeben ist, verwendet das System automatisch die mit dem Kontakt gekoppelten Zahlungsbedingung. Und dann noch einmal die Zahlungsmethode dieser Zahlungsbedingung. Wenn mit dem Kontakt keine Zahlungsbedingung verknüpft ist, verwendet das System die in den Sachkonteneinstellungen definierte Standardbezahlungsbedingung. Unabhängig davon, ob Sie Buchung manuell erfassen oder importieren, die Methode ist dieselbe.

Ein anderes Beispiel ist der Mitarbeiter. Sie können einen Mitarbeiter bei der Erfassung einer Ausgangsrechnung verknüpfen. Dies betrifft standardmäßig den Mitarbeiter, der als Vertreter mit dem Kontakt gekoppelt ist. Wenn kein Mitarbeiter als Vertreter mit dem Kontakt gekoppelt ist, wird der Mitarbeiter verwendet, der die Rechnung erfasst.

Gleiches gilt für den Import einer Ausgangsrechnung. Wenn kein Mitarbeiter angebenwird , wird automatisch der Mitarbeiter als Vertreter verwendet, der an den Kontakt als Vetreter gekoppelt ist. Wenn hier kein Kontakt gekoppelt ist, wird der Mitarbeiter verwendet, der den Import durchführt. Dieser Mitarbeiter muss dann mit dem Sicherheitszugriff  'Vertreter' gekoppelt sein, andernfalls wird der Import abgelehnt.

In diesem Dokument wird erläutert, wie eine XML-Datei anhand eines Beispiels aussehen sollte. Dieses Beispiel betrifft das Importieren einer Ausgangsbuchung mit einer minimalen Anzahl von Daten. Je nach Situation und Lizenzzusammensetzung kann die XML-Datei um zusätzliche Daten wie Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, Artikel etc. erweitert werden. In diesem Beispiel behalten wir jedoch eine Basis bei.

Sie müssen berücksichtigen, dass für das Erstellen von XML-Dateien eine gründliche Kenntnis von XML im Allgemeinen, aber auch (technisches) Wissen von Exact Globe Next notwendig ist. Ein Exact-Berater oder ein Exact-Partner hilft Ihnen dabei gerne weiter.

Wenn wir eine XML-Datei im Editor anzeigen, sehen wir, dass diese Datei aus verschiedenen Tags besteht. Die sogenannten Open- und Close-Tags. Jeder Teil enthält ein offenes und ein geschlossenes Tag. Innerhalb dieser Tags finden Sie Informationen zum jeweiligen Teil. Die Open- und Close-Tags anderer Komponenten können auch zwischen einem Open- und Close-Tag eines Teils wieder eingefügt werden. Sie können das schließende Tag am / -Zeichen erkennen. Zum Beispiel zeigt ein schließendes Tag Ihnen an, während das / -Zeichen mit dem entsprechenden offenen Tag fehlt.

Wenn wir eine Verkaufsbuchung als Beispiel nehmen, besteht sie aus mehreren Teilen. Zuerst haben wir die Buchung selbst. Die Buchung enthält dann wieder eine Zeile und diese Zeile wiederum enthält ein Hauptbuchkonto. Das gleiche Prinzip gilt für die XML-Datei einer Verkaufsbuchung. Die öffnenden und schließenden Tags des Eintrags enthalten offene und schließende Tags der Zeile. Die offenen und schließenden Tags der Regel enthalten dann die offenen und schließenden Tags des Hauptbuchkontos.

Um die Struktur einer XML-Datei zu verstehen, können Sie eine Buchung, Rechnung, Bestellung usw. in Exact Globe Next eingeben und dann exportieren. Wenn Sie diese Exportdatei beispielsweise in Editor öffnen, verfügen Sie über eine Beispieldatei.

Die Import-Tags sind in der Datei 'eExact-Schema.xsd' definiert, die sich im Verzeichnis '... \ Exact Software \ Docs' befindet. Dieses Dokument enthält alle Tags mit den relevanten Werten, die beim Erstellen einer XML-Datei erfüllt sein müssen. Sie können dieses Schema auch in Form eines Dokuments abfragen: Besonderheiten XML-Schema.

Es gibt mehrere Programme, mit denen Sie eine XML-Datei anzeigen, bearbeiten oder generieren können. Je nachdem, welches Programm Sie verwenden, können Sie auch das Exact-Diagramm einlesen. In diesem Dokument wird die Basis einer XML-Datei besprochen, und in diesem verwenden wir den Editor, um den Inhalt anzuzeigen.

Details der XML-Datei

Die erste Zeile einer XML-Datei enthält immer Informationen zur Version der XML-Datei.

Dann wird das offene Tag verwendet, das sich auf das Exact-Schema bezieht.

Am Ende der XML-Datei finden Sie das zugehörige Close-Tag. Ein Close-Tag kann am / -Zeichen erkannt werden.

Innerhalb dieser (Exact Schema) open und close Tags sind die Tags und die Informationen der Buchung enthalten.
Im Dokument Pflichtfelder und Format XML-Format, können Sie sehen, dass die folgende Felder für eine Buchung (GL Entries) erforderlich sind :

Wenn wir das Beispiel von Pflichtfeldern in eine importierbare XML-Datei konvertieren, könnte dies wie folgt aussehen:

Im obigen Beispiel sind die zusammengehörigen Tags zur besseren Darstellung gleich gefärbt.

In diesem Fall handelt es sich um eine Ausgangsbuchung, bei dieser ist auch ein Debitor notwendig. Wenn es sich um einen Eingangsbuchung handelt, kann kein Debitor gefüllt werden, aber ein Kreditor ist verpflichtet. Darüber hinaus müssen das Sachkonto und der Debitor, die in der XML-Datei verwendet werden, natürlich als Stammdaten in der Verwaltung vorhanden sein.

In diesem Beispiel wird die Buchungsart 70 verwendet. Buchungsart 70 ist vom Typ Ausgangsrechnungen. Konto 8000 ist ein Verkaufssachkonto.

Die obige Buchung kann in einen Mandanten importiert werden, aber wie Sie sehen können, sind die verfügbaren Informationen minimal. Zum Beispiel wurde keine Belegnummer angegeben. In solchen Fällen verwendet Exact Globe Next selbst die erste nächste Belegnummer der Buchungsart. Dies funktioniert genauso, wenn Sie eine neue Ausgangsbuchung manuell eingeben. In diesem Fall wird auch die Belegnummer automatisch vorbelegt.

Darüber hinaus ist in der Datei kein Währungscode enthalten. Exact Globe Next verwendet dazu die Standards, genau wie bei einer manuellen Eingabe. Darüber hinaus gibt es kein Datum in der Importdatei. Während des Imports wird das Datum automatisch mit dem Datum gefüllt, an dem die Datei importiert wird.

Ein Betrag ist im Beispiel auch nicht vorhanden. Wenn wir einen Betrag hinzufügen möchten, ist es wichtig zu wissen, mit welchen Tags der Betrag in einer XML-Datei hinzugefügt wird. Im Dokument Besonderheiten XML-Schema finden Sie eine Übersicht über alle Tags und deren Struktur. Weitere Informationen zum Abrufen dieser Informationen finden Sie weiter unten in diesem Dokument.

Um den Betrag hinzuzufügen, verwenden wir in diesem Beispiel die folgenden Tags:

Wenn wir diese Tags in der Beispielbuchung hinzufügen, sieht das folgendermaßen aus::

Der Betrag wurde in den Regeln und nicht in der Kopfzeile hinzugefügt. In diesem Fall berechnet Exact Globe Next den Überschriftenbetrag beim Import. Wenn wir auch den Überschriftenbetrag in der XML-Datei hinzufügen möchten, sieht das so aus..

Wir haben nun einen Betrag in der Kopf- und Unterzeile hinzugefügt, wie im obigen Beispiel rot dargestellt.

Wenn wir in der Importdatei Mehrwertsteuer hinzufügen wollen, wird das schwieriger. Je nach Art des verwendeten USt-Codes muss der Betrag inklusive Mehrwertsteuer selbstverständlich dem Gesamtbetrag der Rechnung entsprechen.

In obigem Beispiel sehen Sie, dass der Steuercode 2 hinzugefügt wurde. MwSt-Code 2 ist in der Verwaltung vorhanden. Der Umsatzsteuer-Code hat in der Administration folgende Eigenschaften:

• Art der Transaktion: Beides bedeutet, dass der Umsatzsteuer-Code auch für Verkaufsbuchungen verwendet werden kann. Wenn dies nicht der Fall ist, wird der MwSt.-Code nicht akzeptiert. Dies funktioniert genauso wie bei der manuellen Eingabe einer Buchung. In diesem Fall können Sie in einer Verkaufsbuchung auch nur die Umsatzsteuercodes mit der Art der Transaktion "Beide" oder "Umsatz" auswählen.
• MwSt-Typ: Exklusiv
• Prozentsatz: 19%

Wenn Sie diesen Eintrag importieren, wird der Buchungsbetrag automatisch korrigiert. Die importierte Buchung hätte dann einen Gesamtbetrag von 178,50. Die Buchung besteht aus einer Umsatzgrenze von 150, - und einer Umsatzsteuervorschrift von 28,50.

In diesem Beispiel ist der Umsatz jedoch 150, - und dieser Betrag ist der Umsatz einschließlich der Mehrwertsteuer. Um sicherzustellen, dass dies in der XML-Datei korrekt vorhanden ist, sollte die XML-Datei wie folgt aussehen:

Wie Sie sehen können, wurde der Betrag der Buchungszeile in der Buchung auf 126,05 angepasst. Dies betrifft den Betrag von 150, - reduziert um die 19% Mehrwertsteuer. Die importierte Buchung besteht dann aus einem Kopf mit einem Betrag von 150, -, einer Umsatzlinie von 126,05 und einer Umsatzsteuervorschrift von 23,95.

Je nach Situation und Lizenzzusammensetzung kann die XML-Datei um zusätzliche Daten wie Kostenstelle, Kostenstelle, Projekt, Artikel usw. erweitert werden

Wie können Sie das XML-Schema konsultieren?
Um zu sehen, welche Tags zu welchen Tags gehören, können Sie die folgende Übersicht einsehen. Hier finden Sie das genaue Diagramm mit den verfügbaren Tags und der Struktur. Als Beispiel, wie Sie das XML-Schema einsehen können, verwenden wir die Verkaufsbuchung als Beispiel.

Die Verkaufsbuchung betrifft eine Buchung. Eine Buchung gehört zu den GLentries. Sie finden diesen Abschnitt auch in der Übersicht. Wie Sie sehen können, fällt <GLEntry> in <GLEntries>.

Wenn Sie im Schema auf den Link 'GLEntry' klicken, wird die Struktur von GLEntry angezeigt.

'GLEntry' kann dann eine Anzahl anderer Komponenten enthalten, wie 'Amount', die wir in unserem Beispiel verwendet haben. Aber auch das Datum (Datum), eine Beschreibung (Beschreibung), ein Journal (Journal), eine Buchungszeile (FinEntryLine), eine Kostenstelle (Costcenter), etc. Im Beispiel haben wir einen Betrag hinzugefügt. Dazu müssen wir den Teil 'Betrag' verwenden. Um zu sehen, wie die Struktur von "Betrag" aussieht, klicken Sie darauf. Wenn wir auf "Betrag" klicken, wird die Struktur des Betrags angezeigt:

Hier sehen Sie zum Beispiel die Teile 'Wert', 'Soll' und 'Guthaben'. Die Tags, die wir in der Beispiel-XML-Datei verwendet haben. Im Beispiel haben wir den Wert für die Kopfzeile der Buchung verwendet. Eine Kopfzeile einer Buchung kann nur einen Betrag enthalten, daher kann 'Wert' dafür verwendet werden. Dies ist anders für die Regeln einer Buchung. Eine Regel kann ein Soll- oder Habenbetrag sein (z. B. wenn Sie ein Reisetagebuch buchen). In der Kopfzeile verwenden wir 'Value'. Wenn Sie auf 'Wert' klicken, werden die Eigenschaften dieses Feldes angezeigt.

Hier sehen Sie, dass 'Value' ein 'Float' ist. Ein Float ist eine Variable, in der eine Gleitkommazahl (Zahl mit Dezimalstellen) gespeichert ist. In diesem Fall also der Betrag der Buchungszeile.

Ein weiterer Teil von 'GLEntry' ist 'FinEntryLine', die Eingabezeile. Eine Buchung kann mehrere Zeilen enthalten, so dass innerhalb einer XML-Datei eine Reservierungszeile (FinEntryLine) mehrfach innerhalb des Open- und Close-Tags von 'GLEntry' vorhanden sein kann. Im Beispiel wurde jedoch nur eine Eingabezeile verwendet. Wenn Sie auf 'FinEntryLine' klicken, wird die Struktur dieses Teils angezeigt.

Wie Sie sehen können, kann eine Buchungszeile verschiedene Teile enthalten. Sie können auf jedes Teil klicken, um das darunter liegende Teil anzuzeigen. 'Amount' ist auch Teil der Eingabezeile. Wenn Sie auf 'Amount' klicken, wird dasselbe angezeigt, wenn Sie auf 'Amount' für die Buchungszeile klicken.

 

Häufig gestellte Fragen

• Wo kann ich das Exact-Schema finden?
  Sie können das Exact XML-Schema in Dokument 28.589.226 - Besonderheiten XML-Schema finden. Das Schema ist auch als Datei verfügbar. Dies betrifft die Datei 'eExact Schema.xsd' im Ordner 'Docs' der Exact Globe Next-Installation.
  
• Kann ich externe Tools verwenden, um eine XML-Datei dem XML-Schema zuzuordnen?
  Kann ich externe Tools verwenden, um eine XML-Datei dem XML-Schema zuzuordnen?
  Wenn Sie eine XML-Datei haben, die Sie in Exact Globe Next importieren möchten, können Sie sie dem XML-Schema von Exact Globe Next zuordnen. Es stehen verschiedene externe Tools zur Verfügung, mit denen dies möglich ist.
  
• Was bedeutet die Option "Choice" im XML-Schema?
  Bei einigen Teilen ist die Option 'Auswahl' vorhanden. Die Option 'Auswahl' gibt an, dass mehrere Teile vorhanden sind, von denen eines ausgewählt werden muss. Zum Beispiel können Sie sich eine Bestellung vorstellen. Wenn Sie eine Bestellung eingeben, können Sie angeben, dass sie an einen Debitor oder an ein Lagerhaus geliefert wird. Bei der Eingabe einer Bestellung müssen Sie immer eine Entscheidung treffen, ob sie an einen Debitor oder ein Lagerhaus geliefert wird. Dies spiegelt sich auch im XML-Schema wider. Zum Beispiel im Abschnitt <DeliverTo>.

Sie sehen hier die Option 'Auswahl', gefolgt von den Positionen <Debtor> und <Warehouse> wie im Beispiel der Bestellung angegeben. In diesem Fall muss die Wahl zwischen einem Debitor oder einem Lager getroffen werden.

• Welche Werte sind möglich und was bedeuten diese Werte?
  Für einige Komponenten im XML-Schema sind Werte vorhanden. Dies ist z. B. beim Import von Sachkonten der Fall. Zum Beispiel sehen Sie im Teil der Hauptbuchkonten <GLAccount> verschiedene Optionen für 'Typ' und 'Subtyp'.

In 'Typ' betrifft dies 'B' und 'W' und 'Subtyp' bezieht sich auf 'A', 'B', 'C', 'D', 'G, 'H', 'J', 'K'. ',' N ',' S ',' T 'und' V '.

Der Typ gibt den Typ des Sachkontos an. In diesem Fall kann das Konto vom Typ 'B' oder 'W' sein. Der Subtyp gibt den Untertyp des Sachkontos an. Um herauszufinden, was die verschiedenen Buchstaben bedeuten, können Sie auf den Link 'Typ' oder 'Subtyp' klicken, um die Details anzuzeigen:

Hier sehen Sie unter 'Kommentare', was die Buchstaben bedeuten. In diesem Fall ist 'B' 'Balance', was darauf hinweist, dass es sich um eine Bilanz handelt. Das 'W' bezieht sich auf 'Gewinn - Verlust', was darauf hindeutet, dass es sich um eine Gewinn - und Verlustrechnung handelt. Gleiches gilt, wenn Sie auf den Untertyp des Accounts klicken.

In diesem Fall sehen Sie, dass der Subtyp 'A' angibt, dass es sich um ein Anlagenkonto handelt, der Subtyp 'B' ist ein Bankkonto, der Subtyp 'C' ein Kreditorkonto usw.

Sie können diese Informationen auch über die Datenbankdokumentation abrufen.

Zugehörige Dokumente

• Startseite E-XML Server